W przypadku gdy sprzedaż/najem dotyczy budynku, należy sporządzić świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, natomiast jeśli sprzedaż/najem dotyczy części budynku (lokalu), należy sporządzić świadectwo charakterystyki energetycznej części budynku.

Świadectwo trzeba przekazać nabywcy lub najemcy w momencie gdy budynek, część budynku lub lokal będzie:

• zbywany na podstawie umowy sprzedaży,
• zbywany na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• wynajęty.

Oznacza to, że świadectwo sporządza się w celu przekazania go najemcy lub kupującemu, a więc przy okazji najmu lub sprzedaży budynku lub części budynku (obowiązek ten funkcjonuje w ustawie o charakterystyce energetycznej budynków od 2015 r., wcześniej (od 2009 r.) obowiązek ten funkcjonował w ustawie Prawo budowlane).

Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku może sporządzać osoba, która:

1. posiada pełną zdolność do czynności prawnych;
2. ukończyła co najmniej studia magisterskie, w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym;
3. nie była karana za przestępstwo przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub za przestępstwo skarbowe;
4. posiada uprawnienia budowlane do projektowania w specjalności architektonicznej, konstrukcyjno-budowlanej lub instalacyjnej albo odbyła szkolenie i złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin przed ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej.

Minister właściwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej określi, w drodze rozporządzenia, sposób przeprowadzania i zakres programowy szkolenia oraz egzaminu, o których mowa w ust. 8 pkt 4 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, warunki i wysokość odpłatności za szkolenie i postępowanie egzaminacyjne mając na uwadze zapewnienie odpowiedniego poziomu edukacyjnego szkoleń w celu zagwarantowania rzetelnego i sprawnego przygotowania kandydatów do egzaminu.